Thiết kế showroom có được khấu trừ chi phí đầu tư ban đầu không?

Chi phí đầu tư ban đầu luôn là bài toán “đau đầu” đối với các chủ doanh nghiệp khi triển khai showroom. Không chỉ tốn kém về vốn, phần thiết kế – thi công còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng để đảm bảo vừa đẹp về thẩm mỹ, vừa hợp lý về tài chính. Một trong những vấn đề lớn là: liệu những chi phí này có được khấu trừ thuế không? 

Làm sao để phân loại đúng từng hạng mục đầu tư? Và đâu là ranh giới giữa chi phí hợp lệ và bị loại khi quyết toán? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ góc nhìn pháp lý về khấu trừ chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời hướng dẫn cách làm việc đúng với nhà thầu nội thất, xưởng thi công nội thất showroom để đảm bảo quyền lợi khi đưa showroom vào vận hành thương mại.

1. Khái niệm chi phí đầu tư ban đầu và vai trò trong thiết kế showroom

1.1 Chi phí đầu tư ban đầu gồm những khoản nào?

Chi phí đầu tư ban đầu trong một dự án showroom không chỉ bao gồm khoản chi trả cho mặt bằng mà còn rất nhiều mục tiêu phụ trợ: thiết kế kiến trúc, thi công nội thất, lắp đặt hệ thống đèn, âm thanh, máy lạnh, bảng hiệu, hệ thống nhận diện thương hiệu… Tất cả những khoản này nếu được ghi nhận đúng cách sẽ góp phần giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

1.2 Tại sao cần phân biệt rõ giữa chi phí đầu tư và chi phí vận hành?

Sự nhầm lẫn giữa chi phí đầu tư ban đầu (một lần) và chi phí vận hành (hàng tháng) là lý do nhiều doanh nghiệp không thể khấu trừ đúng khoản chi. Chi phí đầu tư có tính chất tạo ra tài sản – như thi công cố định hay hệ thống nội thất – trong khi chi phí vận hành bao gồm điện nước, nhân sự, marketing. Cần phân tách rõ để tránh bị loại khỏi báo cáo thuế.

1.3 Showroom là tài sản đầu tư hay công cụ thương mại ngắn hạn?

Với showroom có thời hạn thuê ngắn hoặc mục đích quảng bá sản phẩm tạm thời, phần đầu tư có thể được phân bổ dần vào chi phí bán hàng. Ngược lại, nếu showroom là điểm bán cố định hoặc đóng vai trò chiến lược dài hạn, toàn bộ chi phí đầu tư cần được ghi nhận là tài sản cố định vô hình/hữu hình và thực hiện trích khấu hao đúng quy định.

2. Quy định pháp lý về khấu trừ chi phí đầu tư ban đầu

Chi phí thiết kế showroom chỉ được khấu trừ khi:

• Có hợp đồng dịch vụ rõ ràng.
• Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp từ đơn vị cung cấp.
• Có biên bản nghiệm thu và thanh toán không dùng tiền mặt.
• Thiết kế sử dụng cho mục đích kinh doanh hàng hóa/dịch vụ chịu thuế.

Để đảm bảo đúng quy định, bạn nên chọn các đơn vị có chuyên môn cao như thiết kế nội thất, có hồ sơ chứng từ đầy đủ và hợp lệ theo yêu cầu thuế.

2.3 Khi nào chi phí thi công, trang trí showroom bị loại trừ khỏi chi phí hợp lệ?

Các trường hợp phổ biến khiến chi phí đầu tư ban đầu bị loại trừ:

• Hóa đơn sai tên đơn vị sử dụng.
  
• Không có biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu.
  
• Thanh toán bằng tiền mặt vượt mức quy định.
  
• Không chứng minh được mối liên hệ giữa showroom và hoạt động tạo ra doanh thu.

3. Phân tích từng loại chi phí trong thiết kế và thi công showroom

3.1 Chi phí thiết kế – được xem là chi phí dịch vụ hay tài sản vô hình?

Thiết kế showroom thường được xem là dịch vụ sáng tạo. Tuy nhiên, nếu bản thiết kế độc quyền và dùng trong thời gian dài, doanh nghiệp có thể ghi nhận như tài sản vô hình. Dù theo cách nào, bạn cũng cần hợp đồng chặt chẽ với đơn vị thiết kế nội thất kèm hồ sơ thanh toán để đảm bảo được khấu trừ.

3.2 Chi phí thi công nội thất: khấu hao, phân bổ hay ghi nhận ngay?

Tùy theo mức độ thi công, doanh nghiệp có thể:

• Ghi nhận chi phí trong kỳ nếu là đầu tư tạm thời (dưới 1 năm).
• Phân bổ chi phí theo thời gian thuê nếu showroom thuê dài hạn.
• Ghi nhận là tài sản cố định nếu đầu tư lâu dài và có giá trị trên 30 triệu đồng/mục.

Với những công trình lớn, nên lựa chọn thi công nội thất có năng lực để bảo đảm tiến độ, chất lượng và đầy đủ chứng từ khấu trừ.

3.3 Trang thiết bị – từ quầy kệ, đèn, hệ thống trưng bày có được khấu hao?

Trang thiết bị cố định (quầy, kệ, đèn, bảng hiệu) nếu gắn liền với công trình có thể được đưa vào tài sản cố định và khấu hao. Trường hợp là thiết bị rời, doanh nghiệp nên lập bảng kê, kèm hóa đơn và hợp đồng mua bán để chứng minh chi phí hợp lệ.

4. Hồ sơ chứng từ và cách làm việc với nhà thầu để tối ưu thuế

4.1 Những sai sót phổ biến khi làm việc với nhà thầu nội thất khiến chi phí bị loại

Sai tên đơn vị trong hợp đồng, thiếu dấu đỏ, hoặc thiếu biên bản nghiệm thu là lỗi thường gặp. Ngoài ra, nếu nhà thầu không xuất được hóa đơn VAT hợp lệ, toàn bộ khoản chi có thể bị loại khỏi báo cáo quyết toán.

4.2 Vai trò của xưởng thi công nội thất showroom trong minh bạch hồ sơ đầu vào

Làm việc với xưởng thi công nội thất showroom trực tiếp giúp bạn tiết kiệm chi phí trung gian, đồng thời có thể yêu cầu báo giá, bảng vật tư, hợp đồng mẫu và tiến độ thanh toán rõ ràng. Điều này đặc biệt quan trọng khi cơ quan thuế yêu cầu chứng minh nguồn gốc chi phí đầu tư.

4.3 Cần làm gì để chứng minh showroom là tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh hợp pháp?

• Cập nhật showroom trong danh mục tài sản cố định nếu giá trị lớn.
  
• Chụp ảnh hiện trạng, lập biên bản bàn giao nội bộ giữa các phòng ban.
  
• Ghi nhận rõ showroom là nơi trưng bày, giới thiệu sản phẩm, có phát sinh doanh thu hoặc liên quan đến hoạt động bán hàng.
  

5. Giải pháp trọn gói từ Casara – giúp showroom vừa đẹp vừa chuẩn sổ sách

Casara không chỉ giúp bạn lên ý tưởng showrom, mà còn đồng hành từ bước thiết kế đến hoàn thiện hồ sơ pháp lý. Với đội ngũ chuyên môn sâu, Casara cung cấp đầy đủ hợp đồng, hóa đơn VAT, bảng nghiệm thu, bảng phân tích chi phí và bảng khấu hao phù hợp.

Hợp tác với Casara cũng là cách để bạn tối ưu chi phí đầu tư ban đầu: tránh rủi ro về thuế, hợp thức hóa chi phí đầu vào, và tăng tính minh bạch trong hoạt động kế toán. Đây là giải pháp đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp đang mở rộng hệ thống showroom tại nhiều địa phương.

Kết luận

Khấu trừ chi phí đầu tư ban đầu trong thiết kế showroom là một bài toán không chỉ liên quan đến kế toán mà còn gắn liền với chiến lược vận hành và pháp lý doanh nghiệp. Để làm đúng, bạn cần hiểu rõ quy định thuế, phân loại chi phí chính xác và đặc biệt là làm việc chặt chẽ với nhà thầu nội thất, lựa chọn xưởng thi công nội thất showroom có năng lực và hệ thống chứng từ rõ ràng. 

Việc đầu tư bài bản ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ có được một không gian trưng bày chuyên nghiệp, mà còn tối ưu hoá hiệu quả tài chính trong dài hạn. Để được tư vấn chi tiết miễn phí, quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline 037.660.6666 hoặc truy cập website casara.vn để được tư vấn thiết kế nội thất trọn gói.